Đối với bất kỳ ngành nghề kinh doanh nào, vào ngày đầu tiên chính thức hoạt động cũng đều tổ chức lễ khai trương, kinh doanh cafe cũng không phải là trường hợp ngoại lệ. Vậy tại sao ngày khai trương lại đóng vai trò quan trọng và các chủ quán cần lưu ý, chuẩn bị những gì nhân ngày khai trương quán cafe của mình.

1. Tại sao ngày khai trương lại đóng vai trò quan trọng?

Ngày khai trương được xem là một cột mốc đánh dấu cho ngày bắt đầu kinh doanh của quán sau thời gian dài đầu tư, xây dựng và chuẩn bị kỹ lưỡng, thì đây là điều đáng mừng và có ý nghĩa.Tại Việt Nam, ngày lễ khai trương được xem là ngày ra mắt, xin phép các vị quan cai trị tại vùng đất mới cho việc làm ăn được êm xuôi và phát triển. Đây cũng là dịp quảng bá sự hiện diện quán cafe đến với khách hàng một cách ấn tượng nhất thông qua các hoạt động được chuẩn bị trước đó và diễn ra trong ngày khai trương. Vậy để có một ngày khai trương quán cafe thật ý nghĩa và thành công ngoài mong đợi, các chủ quán cần chuẩn bị những gì?

Ngày khai trương đánh dấu cột mốc bắt đầu kinh doanh của quán

2. Chín bước chuẩn bị cho ngày khai trương:

2.1. Lên kế hoạch, dự trù kinh phí cho ngày khai trương:

Đầu tiên, muốn diễn ra một ngày khai trương không gặp bất cứ trở ngại nào, chủ quán cần phải lên một kế hoạch cụ thể cho từng hoạt động theo thời gian và mức ngân sách  cho phép. Đa số các nhà chuyên gia cho rằng, các chủ quán nên dành 20% trong ngân sách tiếp thị một năm cho ngày khai trương của mình. Phần ngân sách này sử dụng trong việc chuẩn bị thực hiện các ý tưởng thiết kế, trang trí quán. Mua những vật dụng cần thiết cho ngày khai trương như ruy băng, bóng bay, thuê đội ngũ nhân sự thời vụ…

2.2. Chọn ngày đẹp để khai trương:

Ngày khai trương quán cafe là ngày đầu tiên quán đi vào hoạt động chính thức nên cần lựa chọn một ngày đẹp để tổ chức và chắc chắn rằng buổi khai trương không rơi vào những ngày lễ, tết, hoặc các sự kiện lớn thu hút khác. Ngày phù hợp để khai trương quán cafe là vào giữa tuần làm việc, lượng xe cộ qua lại đông đúc đồng nghĩa với lượng khách hàng tiềm năng cao.

Chọn ngày đẹp để tổ chức khai trương

Thời gian mở cửa ngày khai trương có thể sẽ sớm hơn ngày thường để chuẩn bị tốt nhất và bắt đầu đón khách. Mặc khác ngày và giờ khai trương còn tùy thuộc vào đặc điểm của vị trí mở quán, tình hình đi lại của người dân các chủ quán cũng nên cân nhắc kỹ.

2.3. Lên danh sách khách mời và kịch bản cho lễ khai trương:

Khai trương cửa hàng sẽ cần sự tham gia của các đối tác, nhà cung ứng cho quán cafe của bạn. Các đối tác, người có tầm ảnh hưởng và khả năng liên kết nhằm giúp quảng bá cho cửa hàng tốt hơn. Vì vậy, chủ quán cần lên danh sách khách mời rõ ràng và chi tiết để sắp xếp chỗ ngồi và tiếp đón một cách chu đáo nhất.

2.4. Lên kế hoạch xây dựng và chuẩn bị các chương trình hoạt náo:

Xây dựng kịch bản tổ chức lễ khai trương cùng những chương trình hoạt náo hấp dẫn như thuê đội ngũ PG và MC dẫn dắt lễ khai trương. Đội ngũ nhân sự thuê cho ngày khai trương tận tâm, chu đáo và xử lý nhanh nhạy trong mọi tình huống phát sinh. Chuẩn bị kỹ lưỡng về dàn âm thanh ánh sáng để tránh gặp sự cố trong thời gian diễn ra lễ khai trương. Tuy nhiên cần cân nhắc mức độ chi tiêu để đảm bảo ngân sách phù hợp với quy mô tài chính.

Mẫu kế hoạch xây dựng và chuẩn bị cho chương trình

2.5. Lên ý tưởng và tiến hành thiết kế, trang trí cho buổi lễ khai trương:

Dàn dựng trang trí là một phần không thể thiếu trong buổi lễ khai trương. Vì vậy cần phải lên kế hoạch cho việc thiết kế, dàn dựng trang trí sao cho nổi bật và phù hợp với ngân sách của quán.

– Bên ngoài có thể treo các banner, thuê người làm cổng trang trí bong bóng

– Trang trí lối đi vào quán đặt các chậu cây cảnh

– Lắp đặt thêm mái bạt đề phòng thời tiết xấu, và lượng khách đông

– Chia khu vực tiếp khách quý riêng và khách thường riêng để dễ phục vụ

Trang trí cổng quán trong buổi lễ khai trương

2.6. Các ý tưởng chương trình khuyến mãi, quà tặng nhân dịp khai trương:

Các chương trình khuyến mãi và quà tặng là điều không thể thiếu khi khai trương quán cafe, một số chương trình các chủ quán có thể tham khảo và áp dụng như:

– Đưa ra các chương trình đồng giá, giảm giá chiết khấu phần trăm cho tổng hóa đơn, tặng voucher

– Giảm giá vào khung giờ vàng trong tuần lễ đầu tiên

– Tổ chức hoạt động bốc thăm trúng thưởng.

– Sử dụng các quà tặng lưu niệm có in logo quán cafe của bạn tặng kèm cho khách mang về

Tổ chức các trò chơi trúng thưởng trong dịp lễ khai trương

Các chủ quán nên lựa chọn một trong các hình thức khuyến mãi trên và không nên áp dụng quá nhiều chương trình khuyến mãi trong một ngày khai trương để tránh gây loạn đối với khách hàng.

2.7. Tạo Fanpage và quảng bá về các hoạt động của ngày khai trương:

Để thu hút nhiều khách hàng hơn nữa, hãy tận dụng sức nóng của mạng xã hội để lan tỏa đến khách hàng mục tiêu vềngày khai trương của bạn trước đó vài tuần và liên tục đăng bài nhắc về ngày, giờ địa điểm và các chương trình khuyến mãi để khách hàng nắm bắt.  Có thể chia ngân sách cho việc chạy quảng cáo Facebook gia tăng lượt tiếp cận của khách hàng tiềm năng.

2.8. Chuẩn bị chu đáo nhân sự và thực đơn cho ngày khai trương:

Thuê người pha chế và phục vụ thời vụ để giải quyết khả năng lượng khách quá tải, tránh trường hợp khách chờ đợi quá lâu để lại ấn tượng không tốt trong lòng khách hàng. Họ là bộ mặt của quán trong ngày đầu tiên hoạt động, vì vậy cần phỏng vấn và lựa chọn kỹ lưỡng, cách ứng xử cũng như kỹ thuật pha chế tốt. Đồng thời training thêm các kỹ năng giao tiếp với khách hàng cho toàn bộ nhân viên, để tránh trường hợp làm phật ý khách hàng.

Tiệc trà khai trương quán

2.9. Chạy thử quán:

Có thể chạy thử quán từ 5 – 7 ngày trước khi khai trương chính thức và giới hạn người tham dự. Thu nhận ý kiến góp ý về đồ uống của đa số người tham dự là anh em bạn bè thân thiết để kịp thời điều chỉnh trước ngày khai trương. Điều đó giúp cho ngày khai trương quán cafe của bạn diễn ra tốt đẹp hơn.

3. Những điều cần lưu ý để chuẩn bị cho ngày khai trương quán cafe thành công ngoài mong đợi

3.1. Cần đảm bảo khâu vệ sinh:

Kinh doanh trong lĩnh vực F & B, yếu tố vệ sinh luôn là điểm quan tâm nhiều nhất sau không gian và đồ uống. Đặc biệt là trong ngày khai trương, việc đảm bảo vệ sinh là thứ đặt lên hàng đầu. Những điều cần lưu ý trong khâu vệ sinh như:

– Lau sàn, bàn ghế và quầy bar sạch sẽ tránh bị bám bụi

– Bố trí nhân viên phục vụ xen lẫn nhau, thay phiên dọn dẹp bàn khách vừa đi khỏi.

– Nhà vệ sinh nên đặt thêm một lọ tinh dầu để có hương thơm, tuỳ vào dụng ý của chủ quán mà chọn mùi hương.

– Ly cốc luôn đảm bảo khô ráo, sạch sẽ và không bị ám mùi

Nhà vệ sinh quán sạch sẽ, hiện đại

3.2. Chuẩn bị nguyên vật liệu đáp ứng cho lượng khách mời tối đa

Nguyên vật liệu để chế biến thức uống, thức ăn nhẹ cần được chuẩn bị nhiều hơn những ngày thường để đáp ứng lượng khách tăng cao trong ngày khai trương.

3.3. Nên bố trí nhân sự phù hợp và phân chia công việc cụ thể

Cần lên sơ đồ, phân chia công việc, khu vực một cách chi tiết và rõ ràng nhất. Càng cụ thể, nhân viên sẽ càng nắm rõ công việc mình cần làm và phục vụ khách hàng tốt hơn. Các chủ quán cần phỏng vấn sơ qua nhân viên, nắm bắt các ưu điểm của các ứng viên để đưa ra sự phân chia khách quan và phù hợp nhất.

Bố trí nhân sự phù hợp

3.4. Những ưu đãi bất ngờ có thể làm khách hàng thích thú và quay lại lần hai

Bên cạnh các chương trình khuyến mãi chính, quà tặng chính trong ngày khai trương. Chủ quán có thể đưa thêm một ưu đãi khi khách hàng tới quán ví dụ như chụp ảnh check- in tại quán và đăng lên mạng xã hội sẽ được free upsize.

Ưu đãi cho những khách có cùng ngày sinh nhật với ngày khai trương

3.5. Cần nhận diện rõ khách hàng tiềm năng và khách hàng không tiềm năng

Các nhà quản lý và chủ quán cần quan sát và nhận diện rõ đâu mới là khách hàng tiềm năng sẽ quay lại vào lần tiếp theo, để đưa ra cách phục vụ tốt nhất, bố trí nhân lực linh hoạt nhất.  Khi gia tăng các nỗ lực phục vụ cho khách hàng tiềm năng, mang lại cho họ sự hài lòng, tôn trọng và đề cao cái tôi cá nhân của họ thì khả năng quay lại trong lần tiếp theo rất cao.

Nhận diện những khách hàng có tiềm năng 

3.6. Thu thập những góp ý của khách hàng thông qua kênh Google Form

Một lần nữa thu thập thông tin từ khách hàng, một trong những công cụ lấy thông tin và ý kiến khách hàng tiện lợi đó là Google Form, nhân viên phục vụ có thể nhờ khách vào fanpage lấy link khảo sát và điền thông tin. Một sự trao đổi nhỏ sẽ khiến khách hàng nhiệt tình hơn trong khi điền khảo sát. Sau khi hoàn thành, bạn có thể tặng cho họ một thanh kẹo ngọt hay bao lì xì,… tuỳ vào ngân sách và tình huống mà bạn lựa chọn.

Trên đây là 9 bước chuẩn bị để có một ngày khai trương quán cafe thành công ngoài mong đợi. Hy vọng bài viết này sẽ hỗ trợ bạn trong việc chuẩn bị khai trương tốt nhất có thể.

Thu thập phản hồi của khách qua Google Form