Mở quán cà phê là hướng kinh doanh đầy tiềm năng. Tuy nhiên để kinh doanh hiệu quả bạn cần lập kế hoạch kinh doanh quán cafe thật chi tiết. Đọc bài viết dưới đây để biết các bước lập kế hoạch mở quán cà phê.

Mô hình kinh doanh quán cà phê đang ngày càng phổ biến. Có thể thấy quán café mọc lên ở khắp nơi. Tiềm năng phát triển của ngành này rất lớn. Tuy nhiên mức độ cạnh tranh cũng vô cùng khốc liệt. Nhiều người đã thất bại chỉ sau vài tháng mở quán. Vì thế để kinh doanh hiệu quả, bạn cần lập kế hoạch kinh doanh quán café thật chi tiết và cẩn thận ngay từ ban đầu.

Tổng quan về kế hoạch kinh doanh cafe   

Nếu có ý tưởng mở quán cà phê, điều đầu tiên bạn cần làm là tìm hiểu tổng quát về ngành này. Từ đó mới đưa ra được quyết định đúng đắn trên con đường kinh doanh.

Vậy, kế hoạch kinh doanh quán cafe là gì?

Kế hoạch kinh doanh quán cafe là có ý nghĩa vô cùng quan trọng. Đây chính là bản mô tả từng bước quá trình kinh doanh của quán café trong thời gian cụ thể. Chiến lược phát triển và toàn bộ các hoạt động của quán sẽ dựa trên bản kế hoạch này.

Một bản kế hoạch kinh doanh quán café được xây dựng kỹ lưỡng sẽ giúp bạn có hướng đi đúng đắn trên con đường kinh doanh. Đồng thời tránh được những rủi ro không đáng có. Hơn nữa, bản kế hoạch được xây dựng cụ thể giúp bạn tăng cơ hội thuyết phục nhà đầu tư bên ngoài cùng góp vốn.

Kế hoạch kinh doanh quán café là bản mô tả quá trình kinh doanh của quán trong một thời gian

Nguyên tắc lập kế hoạch kinh doanh quán café

Lập kế hoạch mở quán café không hề đơn giản. Để có bản kế hoạch hoàn chỉnh, chi tiết và định hướng được toàn bộ hoạt động kinh doanh sau này, bạn cần tham khảo các nguyên tắc sau:

• Bản kế hoạch cần ngắn gọn, có trọng tâm và đảm bảo rõ ràng, dễ hiểu.
• Nên xây dựng kế hoạch kinh doanh quán café theo thời gian, phân chia theo từng giai đoạn cụ thể. Như vậy sẽ giúp bạn dễ dàng theo dõi, đánh giá kết quả và có sự điều chỉnh kịp thời.
• Bản kế hoạch cần được xây dựng dựa mục tiêu kinh doanh và thực tế thị trường.

20 bước lập kế hoạch kinh doanh quán café không thể bỏ qua

Bạn đã thấy tầm quan trọng của kế hoạch kinh doanh quán café. Nếu muốn thành công trong lĩnh vực này, ngay từ bây giờ bạn hãy lập ngay bản kế hoạch kinh doanh theo những gợi ý dưới đây.

Lên ý tưởng và lựa chọn mô hình kinh doanh

Trước tiên bạn cần có ý tưởng mở quán như thế nào, theo mô hình nào. Vậy làm sao để lựa chọn được mô hình phù hợp? Bí quyết đó chính là nghiên cứu thị trường.

Bạn hãy tham khảo các mô hình kinh doanh quán cà phê trên thị trường. Hãy rút ra những điểm mạnh, điểm yếu của mỗi mô hình. Từ đó bạn sẽ có ý tưởng rõ ràng hơn về mô hình cũng như phong cách quán mình lựa chọn.

Xác định mục tiêu mở quán

Mở quán cà phê hay làm bất cứ việc gì bạn cũng cần xác định mục tiêu cụ thể. Điều này giúp bạn đi đúng hướng. Để xác định được mục tiêu chính xác, bạn cần viết ra những mong muốn của mình khi mở quán cà phê.

Mục tiêu thường liên quan đến xây dựng hình ảnh, thương hiệu quán, doanh số, nhuận, mở rộng chuỗi,…Việc xác định mục tiêu cần đảm bảo rõ ràng. Đồng thời phải xác định thời gian hoàn thành và đo lường được kết quả.

Dự án kinh doanh quán café cần xác định cụ thể mục tiêu mở quán

Kinh nghiệm góp vốn và phân chia cổ phần làm ăn chung

Có thể bạn không đủ sức một mình mở quán cà phê và muốn hợp tác làm ăn chung với người khác. Đây cũng là ý tưởng tuyệt vời để bạn san sẻ gánh nặng về vốn và công việc quản lý.

Tuy nhiên để việc hợp tác diễn ra thuận lợi, ngay từ đầu bạn cần tìm người góp vốn phù hợp với mình. Ngoài ra hai bên cần bàn bạc thống nhất một số quan điểm chung về hợp đồng hợp tác, phân chia cổ phần, phân chia trách nhiệm,…Tất cả phải được rõ ràng ngay từ khi bắt đầu để tránh xảy ra những mâu thuẫn về sau.

Lập bản kế hoạch tài chính và dòng tiền

Kế hoạch tài chính là yếu tố quan trọng hàng đầu khi lập dự án kinh doanh quán café. Bạn cần tính toán kỹ lưỡng tất cả các hạng mục trong kế hoạch tài chính. Bao gồm: Cơ cấu nguồn vốn (vốn của bạn có bao nhiêu, vốn đầu tư từ bên ngoài có hay không? Vốn vay là bao nhiêu? Lãi suất như thế nào?).

Bên cạnh đó không thể thiếu các hạng mục: nhu cầu vốn đầu tư ban đầu, nhu cầu vốn lưu động, lương cho nhân viên, chi phí hoạt động, dự tính doanh thu, dự kiến thời gian thu hồi vốn,…

Lập kế hoạch kinh doanh quán café cần lên kế hoạch tài chính cụ thể

Huy động vốn

Trong bản kế hoạch tài chính bạn đã dự trù được nhu cầu vốn đầu tư ban đầu. Vấn đề còn lại là huy động vốn như thế nào? Bạn có thể dùng tiền tiết kiệm, kêu gọi đầu tư, vay người thân, bạn bè, vay ngân hàng,…

Bạn cần xác định thời gian đầu kinh doanh sẽ không có lãi, thậm chí là lỗ. Vì thế cần chuẩn bị khoản vốn đủ để quán hoạt động trong vòng vài tháng không có lời. Không nên để cửa hàng rơi vào tình trạng thiếu hụt ngân sách và đổ bể.

Nghiên cứu thị trường và khảo sát đối thủ cạnh tranh

Kinh doanh quán cà phê không hề đơn giản như bạn nghĩ. Để kinh doanh hiệu quả, bạn cần có sự nhạy bén trong phân tích tâm lý khách hàng và nắm bắt thị trường. Kinh doanh quán cà phê rất cạnh tranh và nhiều biến động. Do đó bên cạnh việc lập dự án đầu tư quán café, bạn cần nghiên cứu thị trường thật cẩn thận.

Để làm điều này, bạn cần tìm hiểu thị trường tổng quan ngành. Kinh doanh quán cà phê có tiềm năng phát triển hay không, xu hướng biến động của thị trường, những yếu tố tác động vào thị trường này,…Từ đó xác định được mô hình tiềm năng và lựa chọn thời điểm kinh doanh thích hợp.

Bên cạnh đó, bạn cần tìm hiểu về đối thủ cạnh tranh. Hãy quan sát các quán cà phê gần đó xem họ vận hành như thế nào? Họ có những điểm mạnh, điểm yếu nào? Họ quảng bá như thế nào trên các kênh truyền thông? Nghiên cứu đối thủ giúp bạn đưa ra quyết định khôn ngoan hơn khi đầu tư.

Bên cạnh nghiên cứu thị trường, nghiên cứu đối thủ, bạn cần tìm hiểu nhu cầu của khách hàng. Từ đó tìm ra nhóm khách hàng mục tiêu phù hợp nhất với mô hình kinh doanh bạn hướng tới.

Chuẩn bị giấy phép thủ tục khi mở cửa hàng

Bạn cần hoàn tất các thủ tục pháp lý theo quy định như giấy phép kinh doanh, chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm.

Chọn địa điểm kinh doanh và đàm phán thuê nhà

Việc chọn địa điểm ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả kinh doanh quán cà phê. Tuy theo mô hình kinh doanh hướng tới, đối tượng khách hàng mà bạn chọn địa điểm phù hợp. Chẳng hạn đối tượng khách hàng bạn hướng tới là sinh viên, giới trẻ thì địa điểm mở quán cà phê cần các trường đại học sẽ cực kỳ thuận lợi. Nếu đối tượng khách hàng bạn hướng tới là dân công sở thì địa điểm lý tưởng nhất là những khu vực tập trung nhiều cơ quan công sở.

Cần lên kế hoạch chọn địa điểm kinh doanh phù hợp với mô hình lựa chọn

Lý tưởng nhất khi mở quán cà phê là có sẵn địa điểm, không cần phải tốn tiền thuê mặt bằng. Tuy nhiên nếu không có, bạn cần thuê nhà. Hãy khéo léo đàm phán với chủ nhà để có mức giá thuê thấp nhất. Đồng thời làm hợp đồng rõ ràng về thời hạn thuê, giá cả. Đặc biệt bạn cần đàm phán để được thay đổi những hạng mục gì trong ngôi nhà cho phù hợp với thiết kế của quán.

Thiết kế và xây dựng quán

Khi đã có mặt bằng thì việc thiết kế, xây dựng quán là vô cùng quan trọng. Cùng với mô hình kinh doanh, concept này sẽ theo bạn trong thời gian dài. Vì thế khi lập dự án kinh doanh quán café, thiết kế xây dựng quán cần được lên kế hoạch từ đầu. Nếu không có ý tưởng hay, bạn hãy tìm đơn vị thiết kế nội thất chuyên nghiệp giúp đỡ mình. Chắc chắn bạn sẽ có concept độc, lạ để thu hút khách hàng.

Thiết kế xây dựng quán là bước vô cùng quan trọng trong kế hoạch kinh doanh quán cà phê

Xây dựng menu sản phẩm

Xây dựng thực đơn cũng là bước quan trọng khi lập kế hoạch kinh doanh quán café. Một menu tốt là yếu tố thu hút và giữ chân khách hàng. Để xác định menu gồm những món nào bạn cần dựa vào sở thích của nhóm khách hàng mục tiêu.

Tuy nhiên bạn cũng cần chú ý đến sự đa dạng, bởi khách hàng luôn thích có nhiều sự lựa chọn. Đồng thời phải nắm bắt xu hướng của thị trường để điều chỉnh menu phù hợp với thị hiếu khách hàng. Ngoài ra cách thiết kế menu, cách đặt tên món cần phù hợp với concept quán mà bạn đang hướng tới.

Xây dựng menu phù hợp với phong cách thiết kế của quán

Tìm kiếm và quản lý nguồn vật liệu đầu vào

Lựa chọn nhà cung cấp nguyên vật liệu là bước rất quan trọng khi lên kế hoạch kinh doanh quán café. Lựa chọn sai nhà cung cấp dẫn đến nguyên liệu đầu vào không đáp ứng ảnh hưởng không nhỏ đến uy tín và hoạt động kinh doanh của nhóm.

Vì thế bạn cần lựa chọn nhà cung cấp uy tín với nguồn nguyên liệu sạch, có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng. Như vậy mới đảm bảo chất lượng và hương vị đồ uống. Đó là cũng là yếu tố để thu hút khách hàng.

Kế hoạch kiểm soát hao hụt quản lý định lượng sản phẩm

Bạn cần có kế hoạch trong việc quản lý định lượng sản phẩm. Để làm được điều này, bạn cần dựa trên doanh số và doanh thu ước tính của quán. Bạn cần xây dựng định mức nguyên liệu cụ thể cho 1 ly đồ uống. Nguyên liệu cần sử dụng trong 1 ca làm việc, một ngày hoặc một tuần,…Từ đó kiểm soát được lượng hao hụt của nguyên liệu.

Lên kế hoạch marketing cho quán café

Quán cà phê mới mở thường ít khách. Do đó bạn cần lên kế hoạch marketing để nhiều khách hàng biết tới.  Bạn cần xác định chiến lược marketing cho quán cà phê là gì? Cần truyền tải những thông điệp gì đến với khách hàng? Thực hiện những chương trình ưu đãi, khuyến mãi như thế nào?

Bên cạnh đó cần xác định hình thức marketing như quảng cáo trên mạng xã hội, trên tờ rơi hay thông qua các bloggers,…Tuy nhiên dù chiến lược quảng cáo như thế nào thì bạn cũng xác định rõ mục tiêu, hiệu quả và thời hạn.

Xây dựng kế hoạch marketing cho quán cà phê để thu hút khách hàng

Kế hoạch tuyển dụng và đào tạo nhân viên

Nhân viên là một phần của quán. Vì thế ngay từ khi lập kế hoạch kinh doanh quán café của riêng bạn, bạn cần xây dựng kế hoạch tuyển và đào tạo nhân viên. Bạn cần tính toán số lượng nhân viên cần tuyển, chia ca như thế nào? Lương là bao nhiêu khi mới bắt đầu và khi đã thành thạo? Nhân viên sẽ được đào tạo trong bao lâu?…

Xây dựng quy trình quản lý nhân sự

Để quán cà phê hoạt động ổn định thì mọi nhân viên cần phối hợp làm việc một cách nhịp nhàng. Do đó bạn cần xây dựng kế hoạch quản lý nhân viên chi tiết.

Theo đó, bạn cần xác định số lượng nhân viên cần thiết, phân chia công việc và thời gian làm việc cụ thể. Ngoài ra cần xây dựng rõ ràng chế độ lương thưởng, kỷ luật. Như vậy sẽ tránh được tình trạng gian lận, thất thoát làm ảnh hưởng tới hoạt động của quán. Đồng thời cũng tạo động lực cho nhân viên làm việc.

Kế hoạch cho tuần lễ khai trương

Ở nước ta, các việc lớn như xây nhà, mở cửa hàng,…đều rất quan trọng và mọi người thường chọn những ngày tốt. Vì thế bạn cần có kế hoạch cho tuần lễ khai trương. Nên khai trương vào ngày nào để may mắn thuận lợi? Trong tuần lễ khai trương sẽ có chính sách ưu đãi, giảm giá như thế nào để thu hút khách hàng.

Nói chung kế hoạch khai trương cần được chuẩn bị chi tiết những việc cần làm trong tuần lễ đó để mọi thứ diễn ra suôn sẻ.

Cần lên kế hoạch tuần lễ khai trương quán cà phê với những chính sách ưu đãi khách hàng

Ứng dụng công nghệ để thúc đẩy kinh doanh quán café

Hiện nay, rất nhiều quán cà phê đã áp dụng công nghệ vào hoạt động và quản lý vận hành. Nhờ đó tạo sự chuyên nghiệp và mang tới hiệu quả kinh doanh cao.

Trong bản kế hoạch kinh doanh quán café bạn nên tính đến yếu tố này. Bạn cần xác định quán cà phê của mình cần được trang bị những thiết bị này hay không: máy pha, xay cà phê, máy tính tiền in hóa đơn, máy in tem nhãn dán ly cốc và phần mềm quản lý bán hàng. Chi phí cho việc ứng dụng công nghệ là bao nhiêu và hiệu quả mang lại như thế nào.

Kế hoạch thúc đẩy và phát triển nhân viên

Khi đã đi vào hoạt động một thời gian, lượng khách có thể nhiều lên, xu hướng thị trường cũng có thể thay đổi. Bạn cần số lượng nhân viên nhiều hơn. Hơn nữa nhân viên cũng cần được đào tạo và phát triển để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

Do đó ngay từ khi lập dự án đầu tư quán café, bạn cần xây dựng kế hoạch thúc đẩy và phát triển nhân viên. Cần xác định giai đoạn nào cần tuyển thêm nhân viên? Số lượng bao nhiêu? Mức lương phải chi trả, kế hoạch đào tạo nhân viên như thế nào?…Tất cả cần được tính đến một cách chi tiết trong bản kế hoạch của bạn.

Kế hoạch mở rộng chuỗi và nhượng quyền

Khi quán cà phê của bạn đã phát triển, thương hiệu đã được khẳng định trên thị trường thì việc mở rộng chuỗi và nhượng quyền sẽ mang về nguồn lợi khổng lồ. Đồng thời nâng tầm ảnh hưởng thương hiệu của bạn trên thị trường.

Tuy nhiên việc này cần được lên kế hoạch từ trước. Bạn cần xác định sẽ mở rộng chuỗi cửa hàng ở đâu? Vào thời điểm nào? Hoặc nhượng quyền cho ai?…

Những kinh nghiệm khác

Trên đây là một số kinh nghiệm khi lập kế hoạch kinh doanh quán café. Ngoài ra bạn có thể học hỏi thêm kinh nghiệm từ những người thành công trong kinh doanh. Như: Kinh nghiệm tìm nhà cung cấp, kinh nghiệm quản lý nhân viên, kinh nghiệm quảng bá cửa hàng, kinh nghiệm pha chế,…

Bên cạnh đó có thể đọc sách để học hỏi kinh nghiệm và mở rộng tư duy kinh doanh. Như sách: Làm chủ quán cà phê (tác giả: Nguyễn Ngọc Long), Rang trọn đam mê (nhà xuất bản Hồng Đức),…

Bạn có thể học hỏi kinh nghiệm mở quán cà phê từ những người đi trước

Bản mẫu kế hoạch kinh doanh quán café tham khảo

Thị trường kinh doanh quán cà phê cạnh tranh khá gay gắt. Vì thế để kinh doanh thành công, việc lập dự án kinh doanh là rất cần thiết. Nếu bạn chưa biết bắt đầu từ đâu, hãy tham khảo bản mẫu lập kế hoạch kinh doanh của các thương hiệu cà phê nổi tiếng dưới đây:

Kế hoạch kinh doanh của quán cà phê sách An Nhiên

Quán cà phê sách An Nhiên có địa chỉ tại 56 Xuân Thủy, Cầu Giấy, Hà Nội. Quán hoạt động theo mô hình cà phê sách. Mục tiêu là tạo môi trường thoải mái cho khách thư giãn, thưởng thức cà phê, nước giải khát và đọc sách. Bản kế hoạch của cà phê sách An Nhiên bao gồm các mục:

• Xác định mô hình kinh doanh: Cà phê sách
• Sản phẩm, dịch vụ: Café, nước giải khát, nước dinh dưỡng, kem, bánh nhẹ ăn kèm. Cung cấp địa điểm tổ chức hoạt động về sách, văn hóa, ngôn ngữ.
• Nghiên cứu thị trường: Xác định đối tượng khách hàng là doanh nhân, học sinh, sinh viên, công nhân viên chức.
• Nhà cung cấp: Sách được mua từ nhà xuất bản, hiệu sách, nguồn trên mạng. Nguyên liệu pha chế mua từ siêu thị, cửa hàng khác.
• Cơ cấu tổ chức: Nhân viên pha chế, nhân viên phục vụ, bảo vệ.
• Nguồn vốn: Hơn 1 tỷ đồng

Kế hoạch kinh doanh quán cafe

• Mô hình kinh doanh: Quán cà phê truyền thống
• Mục tiêu: Tạo không gian thư giãn cho khách hàng.
• Địa điểm: Thành phố Nha Trang
• Đối tượng khách hàng: người dân xung quanh, dân công sở, sinh viên, khách du lịch, khách vãng lai.
• Lập kế hoạch về tài chính: Dự kiến 600 triệu. Trong đó mua máy móc 95 triệu, mua nguyên liệu và vốn lưu động 455 triệu, chi phí dự phòng 55 triệu.
• Menu: cà phê, ca cao, trà các loại, sinh tố, kem sữa, đồ điểm tâm nhẹ.
• Thời gian tổ chức giao lưu nhạc sống: Thứ 7 hàng tuần.
• Kế hoạch về nhân sự cho 3 năm bao gồm: Quản lý, thu ngân, pha chế, tạp vụ, bảo vệ,…thời gian làm việc theo ca.

Mở quán cà phê là mô hình kinh doanh hấp dẫn nhưng không hề đơn giản. Nếu bạn mới chập chững bước chân vào lĩnh vực này thì sẽ phải đối mặt với rất nhiều khó khăn, thử thách. Do đó lập kế hoạch kinh doanh quán café cẩn thận, kỹ lưỡng là điều không thể bỏ qua.

Bên cạnh đó bạn cũng nên thường xuyên cập nhật các xu hướng mới để điều chỉnh hoạt động của quán một cách linh hoạt. Đồng thời trau dồi kiến thức và các kỹ năng khác để quản lý quán tốt hơn.