Chiến lược truyền thông nội bộ rất quan trọng với các doanh nghiệp. Truyền thông nội bộ tốt làm tăng sức mạnh và sự gắn kết của bộ máy nhân sự. Đó là động lực thúc đẩy doanh nghiệp phát triển.

Một số doanh nghiệp vẫn mắc sai lầm khi chưa đánh giá được vai trò quan trọng của chiến lược truyền thông nội bộ. Vì thế nội bộ doanh nghiệp thường xảy ra mâu thuẫn do không có sự thống nhất giữa các phòng ban. Điều này ảnh hưởng đến sự phát triển chung của công ty. Truyền thông nội bộ chính là chìa khóa giải quyết những xung đột này, làm tăng sự gắn kết và sức mạnh của bộ máy nhân sự.

Truyền thông nội bộ là gì và trách nhiệm của ai? 

Chiến lược truyền thông là gì? Truyền thông nội bộ là gì? đang là vấn đề được rất nhiều người quan tâm. Truyền thông nội bộ (Internal Communications) là hoạt động truyền tải các nội dung và thông điệp giữa các thành viên, phòng ban trong cùng một tổ chức hoặc cùng một doanh nghiệp.

Trong các doanh nghiệp, mục đích của truyền thông nội bộ chính là chia sẻ tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi. Điều này giúp lan xây dựng và lan tỏa văn hóa doanh nghiệp. Vậy truyền thông nội bộ thuộc trách nhiệm của ai? Kế hoạch truyền thông nội bộ chính là một phần của chiến dịch nhân sự. Vì vậy hoạt động này thuộc trách nhiệm của những người làm công tác quản lý nhân sự.

Truyền thông nội bộ là truyền tải các nội dung, thông điệp của doanh nghiệp đến nhân viên

Hậu quả của việc truyền thông nội bộ kém

Phần trên bạn đã biết Internal Communication là gì, truyền thông doanh nghiệp là gì. Mục đích của truyền thông chính là truyền tải thông điệp, cung cấp thông tin, tuyên truyền các chính sách đường lối phát triển của doanh nghiệp, khích lệ động viên nhân viên, xây dựng mối quan hệ gắn kết. Vì thế, chiến lược truyền thông nội bộ không tốt có thể dẫn đến những hậu quả đáng tiếc cho doanh nghiệp. Đó là:

• Thông tin nội bộ truyền tải đến các phòng ban và nhân viên thiếu rõ ràng, sai lệch
• Cung cấp thông tin sai lệch khiến nhân viên không hiểu đúng về doanh nghiệp và thiếu gắn kết với cấp trên
• Công tác truyền thông kém làm mất lòng tin ở nhân sự. Vì thế khó giữ chân được nhân sự tốt. Doanh nghiệp cũng sẽ gặp nhiều khó khăn khi tuyển dụng nhân viên mới.
• Giá trị cốt lõi và văn hóa doanh nghiệp không được nhân sự chú ý xây dựng
• Hậu quả lớn nhất đó là làm bộ máy nhân sự trong công ty thiếu gắn kết. Từ đó ảnh hưởng nghiêm trọng đến sự phát triển của doanh nghiệp.

Các kênh phương tiện truyền thông nội bộ phổ biến

Truyền thông nội bộ là việc làm cần thiết đối với tất cả các doanh nghiệp. Các kênh truyền thông nội bộ sẽ giúp doanh nghiệp triển khai kế hoạch này một cách hiệu quả. Dưới đây là các công cụ truyền thông nội bộ mà doanh nghiệp không nên bỏ qua. Chúng vẫn luôn phát huy tốt công tác truyền thông mọi lúc, mọi nơi.

• Các phương tiện in ấn: Doanh nghiệp có thể cung cấp nội dung truyền thông trên báo chí nội bộ, tạp chí nội bộ, thư từ, các bài phát biểu, sách về doanh nghiệp, tài liệu và các file đính kèm,…
• Các bảng thông báo: Đây vẫn là kênh truyền thông phổ biến ở mọi tổ chức, doanh nghiệp. Bảng thông báo được đặt ở vị trí dễ quan sát, là cách hiệu quả để truyền tải thông tin đến mọi người
• Đài phát thanh nội bộ, banner, áp phích hoặc các biển quảng cáo nội bộ cũng là các phương tiện truyền thông rất hiệu quả.
• Mạng lưới internet nội bộ của doanh nghiệp như Group Facebook, Fanpage, Zalo, Skype, Messenger,…được các doanh nghiệp sử dụng rất nhiều trong kỷ nguyên số.
• Các hội thảo đào tạo hoặc các cuộc bàn giao nội bộ cũng giúp truyền thông rất tốt.
• Các chương trình tổng kết cuối tuần, các sự kiện cộng đồng, các cuộc thi trò chơi trong nội bộ doanh nghiệp.

  Có rất nhiều kênh truyền thông nội bộ phổ biến

  Các bước xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ                     

  Để truyền thông hiệu quả, quy trình truyền thông nội bộ cần được xây dựng theo trình tự các bước:

  Xem xét thực trạng

  Chuyên viên truyền thông nội bộ cần đánh giá chi tiết thực trạng truyền thông nội bộ của doanh nghiệp. Đây là cơ sở để xác định mục tiêu truyền thông và chiến lược tiếp theo. Theo đó, nhân viên truyền thông nội bộ cần đánh giá lại tình hình kinh doanh, nhân sự,… của doanh nghiệp. Đồng thời xác đánh giá hiệu quả của công tác truyền thông nội bộ hiện tại đang như thế nào?

  Xác định đối tượng truyền thông

  Bạn cần xác định phải truyền tải những thông tin gì, đến đối tượng nào.  Ai là người có sức ảnh hưởng đến nhân sự trong doanh nghiệp và người đó có thể kết nối toàn bộ nhân viên không. Bạn có thể chia các đối tượng tiếp nhận thông tin thành nhiều cấp như: quản lý team, nhân viên chính thức, nhân viên tăng cường,…

  Xác định mục tiêu truyền thông

  Mục tiêu là yếu tố cốt lõi khi xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ. Để xác định mục tiêu truyền thông hiệu quả, bạn cần dựa xác định các mục tiêu sau: Mục tiêu cụ thể, mục tiêu đo lường được, mục tiêu thực tế, mục tiêu có thời hạn, mục tiêu của thể đạt được. Và cuối cùng bạn cần xác định doanh nghiệp cần đạt được mục tiêu gì, thông tin doanh nghiệp đang muốn truyền tải và nhu cầu thông tin của nhân viên là gì.

  Xây dựng nội dung thông điệp truyền thông tương ứng

  Khi đã xác định được mục tiêu truyền thông, bạn dễ dàng xác định xây dựng được nội dung thông điệp truyền thông. Nội dung thông điệp chính là những thông tin doanh nghiệp muốn truyền tải đến nhân viên.

  

  Nội dung thông điệp là yếu tố cốt lõi trong chiến dịch truyền thông nội bộ

  Lựa chọn phương thức truyền thông phù hợp

  Phương pháp truyền thông chính là những hành động cụ thể để triển khai chiến lược truyền thông. Theo đó, bạn cần làm rõ các yếu tố như: Lộ trình đào tạo nội bộ và thăng tiến cho nhân viên, hình thức công nhận nhân viên, minh bạch thông tin đến nhân viên, mạng truyền thông nội bộ của công ty.

  Triển khai kế hoạch truyền thông

  Triển khai kế hoạch truyền thông là bước cụ thể hóa các mục tiêu, phương pháp thành hành động cụ thể. Ở bước này, bạn sẽ đưa nội dung cần truyền tải đến các phòng ban, nhân viên trên các kênh truyền thông khác nhau.

  Đánh giá lại hiệu quả và tiến hành cải tiến

  

  Doanh nghiệp có rất nhiều nội dung thông tin cần truyền tải đến nhân viên

  Làm sao để cải thiện truyền thông nội bộ hiệu quả hơn

  Truyền thông nội bộ vẫn chưa được nhiều doanh nghiệp xem trọng. Một số doanh nghiệp dù đã tiến hành nhưng chưa đạt hiệu quả mong muốn. Vì thế để chiến lược truyền thông nội bộ hiệu quả hơn, cần lưu ý những vấn đề sau:

  • Truyền thông nội bộ cần được tiến hành từ trên xuống dưới. Không ỷ lại hoàn toàn cho một phòng ban hay một sự kiện của doanh nghiệp.
  • Doanh nghiệp cần hiểu giá trị của truyền thông nội bộ chính là một nét văn hóa của công ty. Từ đó truyền tải tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị của doanh nghiệp đến mỗi nhân viên.
  • Luôn lắng nghe phản hồi của nhân viên để kịp thời nắm bắt hiệu quả của chiến dịch truyền thông. Từ đó có sự cải tiến cho phù hợp.
  • Cải tiến nội dung của thông điệp
  • Chú trọng các kênh truyền thông giúp tương tác 2 chiều giữa lãnh đạo và nhân viên.

  Khi nào doanh nghiệp nên tuyển nhân viên truyền thông nội bộ

  Như đã nói, chiến dịch truyền thông nội bộ chiếm vị trí quan trọng với mỗi doanh nghiệp. Vì thế tuyển dụng nhân viên truyền thông là việc làm cần thiết và phải thực hiện ngay từ khi mới thành lập công ty.

   

   

  

  Nhân viên truyền thông là cầu nối giữa nhà lãnh đạo doanh nghiệp với với các nhân viên

  Đặc điểm và nội dung công việc của một chuyên viên truyền thông nội bộ

  Chuyên viên truyền thông đóng vai trò là cầu nối giữa nhà lãnh đạo với với các nhân viên. Họ giúp cho cả hai bên hiểu nhau và cùng nhìn về một hướng hài hòa nhất.

  Nhân viên truyền thông nội bộ có nhiệm vụ cung cấp các thông tin của công ty đến các nhân viên. Như thông tin về chính sách, thay đổi quy chế, đóng góp từ thiện, thông tin tuyển dụng,…Yêu cầu của một nhân viên truyền thông là phải nắm rõ các vấn đề của doanh nghiệp. Họ phải có ảnh hưởng nhất định đến những nhân viên khác. Công tác truyền thông nội bộ đạt hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp vững bước đi lên.

  Ngoài ra, người làm công tác truyền thông nội bộ phải có kỹ năng lắng nghe nguyện vọng của mọi người. Từ đó mới giải quyết được những vấn đề khúc mắc của nhân viên theo điều kiện của công ty. Để làm được điều này đòi hỏi nhân viên truyền thông phải có tâm, có tinh thần trách nhiệm, luôn công bằng và minh bạch.

  Gợi ý các công cụ trực tuyến truyền thông nội bộ hiệu quả

  Trong số các kênh truyền thông thì công cụ truyền thông trực tuyến ngày càng được sử dụng nhiều. Ngày nay, truyền thông trực tuyến trở thành xu thế và mang lại những hiệu quả tuyệt vời cho doanh nghiệp.

  Có nhiều công cụ truyền thông trực tuyến mang lại hiệu quả rất tốt

  Các công cụ truyền thông trực tuyến mang lại hiệu quả tốt nhất hiện nay là:

  • Bản tin điện tử
  • Email nội bộ
  • Các group nội bộ
  • Các công cụ như Facebook, Zalo, Skype,…

  Trong thời đại 4.0, các thiết bị di động như smartphone, máy tính bảng,…đã rất phổ biến. Hầu như ai cũng sở hữu ít nhất 1 thiết bị. Do đó công cụ truyền thông trực tuyến càng phát huy được hiệu quả tối ưu.

  Như vậy có thể thấy vai trò quan trọng của chiến lược truyền thông nội bộ đối với mỗi doanh nghiệp. Đầu tư cho chiến lược này tức là doanh nghiệp đang xây dựng một tập thể đoàn kết. Đó là nền tảng để nâng cao sức mạnh cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.