Đăng kí thành công!!

4 BƯỚC KHAI BÁO CƠ BẢN

I. Sau khi đăng ký/đăng nhập tài khoản thành công, trong trường hợp lúc đăng ký bạn KHÔNG KÍCH   ✅vào ô Trải nghiệm Bestaff bằng dữ liệu mẫu có sẵn. Thì hệ thống sẽ hiển thị một khung khai báo thông tin.  Bạn sẽ hoàn thành các bước khai báo cơ bản để hoàn tất thông tin trước khi sử dụng phần mềm Bestaff, có các bước sau:

Bước 1: Thêm chi nhánh

– Nếu ban đầu bạn chọn Một chi nhánh, thì ở Bước 1: Thêm chi nhánh, hệ thống đã tự hoàn thành giúp bạn. Bạn tiến sang Bước 2: Thêm vị trí công việc. 

➡ Hệ thống sẽ tự động chuyển sang màu xám và đánh dấu ✓ vào trước bước bạn vừa hoàn thành xong.

 

 

➥ Nút (і) bên cạnh sẽ mô tả và giải thích chức năng của khung công cụ bên cạnh.

Ví dụ: nút (i) cuối hàng “Thêm chi nhánh” sẽ mô tả chức năng của “Thêm chi nhánh”

 

 

– Nếu bạn chọn Nhiều chi nhánh hoặc bạn muốn chỉnh sửa, bổ sung thông tin thì kích vào Thêm chi nhánh

Khi kích vào Thêm chi nhánh, màn hình sẽ hiện ra khung nhỏ bên dưới, bạn điền đầy đủ thông tin tổ chức của bạn:

– Công ty

– Tên chi nhánh: Nếu bạn chỉ có duy nhất một chi nhánh thì điền “Chi nhánh 1” hoặc đặt tên tùy thích theo ý bạn. Nếu có nhiều hơn một chi nhánh thì bạn sẽ kích vào phần Lưu và tạo chi nhánh khác ở cuối khung nhỏ sau khi điền hết thông tin.

– Địa chỉ: Bạn điền địa chỉ đầy đủ của chi nhánh/công ty.

Lấy ID Wifi nội bộ: Nếu wifi bạn đang truy cập là wifi mà nhân viên sau này sẽ dùng để chấm công thì bạn kích vào ô.

 

Đến đây là bạn đã có thể nhấn Lưu dữ liệu  và thực hiện các bước tiếp theo. 

Tuy nhiên, nếu cần thêm các thông tin bổ sung đầy đủ hơn, bạn nhấn vào chữ Nâng cao phía góc bên phải của khung cửa. Sau khi nhấn vào thì khung sẽ mở rộng và có các thông tin bên dưới:

– Email quản lý và Số điện thoại: nếu tổ chức của bạn có quản lý thì nhập email/sdt của quản lý. Người này sẽ có quyền truy cập vào web app Bestaff bằng tài khoản email bạn nhập và có một số quyền quản lý về nhân sự tương tự như tài khoản chủ (là tài khoản bạn đang dùng). Trong trường hợp chỉ có mình bạn quản lý nhân sự thì có thể bỏ qua bước này.

– Tỉnh/Thành phố: Nhập tỉnh/thành phố nơi tổ chức của bạn đang hoạt động.

– Bán kính chấm công: Trong phạm vi bao nhiêu mét tùy theo số bạn nhập, nhân viên có thể được chấm công. Ví dụ bạn nhập 1, thì nhân phải phải đến đứng ngay cửa quán hoặc vào trong thì mới có thể chấm công.

– Giờ mở cửa/Giờ đóng cửa: Giờ mở và đóng cửa tổ chức của bạn. Hệ thống sẽ dựa vào thời gian này để kiểm tra giờ giấc chấm công của nhân viên.

→ Sau khi hoàn thành hết các mục, bạn bấm Lưu dữ liệu. Như vậy là bạn đã hoàn thành xong bước Thêm chi nhánh. Trong quá trình cập nhật thông tin lên hệ thống, bạn có thể sửa hoặc thay đổi thông tin bằng nhiều cách khác mà chúng tôi sẽ đề cập ở các phần bên dưới. 

 

Bước 2: Thêm vị trí công việc

Khi kích vào Thêm vị trí công việc, màn hình sẽ hiện ra khung nhỏ bên dưới, bạn điền đầy đủ thông tin tổ chức của bạn:

Chi nhánh: Tên tổ chức – Địa chỉ chi nhánh

Bộ phận: Hệ thống sẽ hiển thị Bộ phận Quản lý và Bộ phận Nhân viên, tùy theo vị trí công việc bạn đang thêm mà chọn một trong hai.

Tên vị trí: Vị trí công việc bạn đang thêm.

Màu đại diện: Tùy theo ý thích của bạn mà chọn màu, màu này sẽ đại diện hình ảnh cho các nhân viên làm vị trí đó, tạo sự thuận tiện trong quá trình theo dõi nhân viên trên hệ thống.

Lương 1 giờ làm việc: 

Lương thử việc: Bằng số phần trăm của lương làm việc. 

Chấm công không cần chia ca hằng tuần: Mục này dành cho nhân viên toàn thời gian, nếu vị trí công việc bạn đang thêm là nhân viên bán thời gian thì không cần kích vào ô.

→ Sau khi hoàn thành hết các mục, bạn bấm Lưu dữ liệu. Như vậy là bạn đã hoàn thành xong bước Thêm vị trí công việc. Nếu muốn thêm vị trí công việc khác thì bạn kích vào Lưu và tạo vị vị trí khác.

 

 

Bước 3: Thêm nhân viên

Khi kích vào Thêm nhân viên, màn hình sẽ hiện ra khung nhỏ bên dưới, bạn điền đầy đủ thông tin tổ chức của bạn:

 

Họ và tên: Tên nhân viên mà bạn đang thêm.

Email/Sdt: Email hoặc số điện thoại của nhân viên.

Chi nhánh: Tên tổ chức của bạn, nơi nhân viên làm việc.

Bộ phận: Bạn chọn bộ phận Quản lý hoặc Nhân viên tùy theo vị trí nhân viên đang làm việc.

Vị trí: Chi nhánh nơi nhân viên làm việc.

Nhóm quyền: Người này sẽ có một số quyền quản lý về nhân sự tùy theo phạm vị bạn cho phép.

Quản lý chi nhánh

Nhân viên cơ bản

Trợ lý

→ Sau khi hoàn thành hết các mục, bạn bấm Lưu dữ liệu. Như vậy là bạn đã hoàn thành xong bước Thêm nhân nhân viên.

 

Bước 4: Khai báo ca làm việc

Khi kích vào Khai báo ca làm việc, màn hình sẽ hiện ra màn hình như dưới đây

 

 

Bạn tạo khung giờ làm việc bằng cách kích giữ chuột trái và kéo rê chuột từ khoảng thời gian bắt đầu ca làm đến khi kết thúc ca làm hoặc nháy đúp chuột rồi điền giờ tùy vào thời gian làm của tổ chức bạn. 

Lưu ý: Mỗi ca làm phải tối thiểu 2 giờ đồng hồ

– Sau khi kéo xong, màn hình sẽ hiện ra một khung nhỏ để bạn điền thông tin về vị trí ca làm. Mỗi ca có thể có nhiều vị trí, bạn thêm vị trí khác bằng cách kích vào +Thêm vị trí ở bên dưới góc trái của khung. Hoàn tất hết các thông tin, bạn kích Lặp lại cho cả tuần  (Nếu ca làm này diễn ra cả tuần), kích Xong hoặc Xóa ca tương tự

 

 

 

– Bạn có thể tạo nhiều ca làm trong cùng một thời gian

 

 

 

– Nếu muốn xóa ca làm thì bạn kích vào biểu tượng ⛔

– Nếu muốn xem thông tin ca làm thì bạn kích vào (i)

 

 

 

– Ca hạn chế bận: Công dụng của nút này là khi bạn cài đặt khung giờ hạn chế bận, nhân viên sẽ không được báo bận trong khung giờ này. Tránh việc khung giờ tổ chức cần người làm mà lại vắng nhân viên.

 

 

 

– Để cài đặt Ca hạn chế bận, bạn cũng kích giữ chuột trái và kéo y như thao tác cài đặt ca làm việc. Sau khi hoàn tất, bạn bấm nút Lưu.

→ Sau khi hoàn thành hết các mục, bạn bấm Lưu, nằm ở góc phải trên hoặc dưới màn hình, . Như vậy là bạn đã hoàn thành xong bước Khai báo ca làm việc.

⇒ Hoàn thành xong 4 bước trên, bạn đã cài đặt được thông tin cơ bản cho tài khoản chủ Bestaff của tổ chức bạn.